陕西煤矿安全监察局关于印发《陕西煤矿安全监察局视频会议管理办法》的通知

各监察分局，各处室、中心:

陕西煤矿安全监察局《视频会议管理规定》经2017年4月27日局长办公会议研究通过,现予印发，请遵照执行。

陕西煤矿安全监察局

2017年5月26日

陕西煤矿安全监察局视频会议管理规定

为进一步加强陕西煤矿安全监察局视频会议管理，提高视频会议质量，切实改进会风、转变作风，保证视频会议正常进行，特制定本办法。

第一条 职责分工局办公室负责视频会议的组织安排和协调工作。包括会议通知印发、会议签到、会场座次安排、桌签摆放、外来参会人员引导、会场秩序维持等工作；

统计中心负责视频会议系统技术保障和运行维护工作。包括:视频会议系统设备调试、维护、维修，会场空调、灯光控制，与国家安全监管总局、各监察分局的网络连接以及沟通衔接等工作，并定期对视频会议设备进行检测维护，对省局机关和各监察分局视频会议管理人员进行业务指导、技术培训，对省局机关和各监察分局视频会议系统日常管理和运行情况进行监督检查。

机关服务中心负责视频会议室环境卫生、会议服务。包括:会前地面、桌椅、门窗、墙壁的卫生打扫、会议茶水服务、会后卫生清理等服务工作；

政策法规处负责综合会议摄影、摄像、录音整理及新闻宣传报道工作，其他专业会议相关工作由牵头单位负责。

第二条 设备使用管理视频会议系统（摄像头、话筒、会议专用终端、图像显示设备等）是视频会议专用设备，不得随意外借、严禁挪作他用；会议系统的各项参数已经设定调试妥当，与会人员在使用时，不得随意更改。

第三条 会议通知国家安全监管总局、国家煤矿安监局及省局组织召开的各类视频会议、培训讲座、考试等（以下统称视频会议），由办公室按照通知要求，下发通知。

第四条 会议请假国家安全监管总局（国家煤矿安监局）召开的视频会议，有关部门单位、企业负责人应当参加而不能参加的，需提前书面向局办公室请假说明理由并另派其他负责人参加，办公室按照要求上报。国家安全监管总局、国家煤矿安监局和省局召开的视频会议，机关各处室、中心、各监察分局主要负责人不能参加会议的，均需向分管（联系）局领导请假，并书面报告办公室。

第五条 会议签到办公室应提前做好会议签到工作。各分会场要在会后1小时内将实际参加会议情况（包括应到人数、实到人数、缺席人数）报省局办公室；会议采取随机抽查方式点名。

第六条 会议纪律所有参加会议人员应当提前15分钟进入会场，严禁迟到、早退现象；所有参加会议人员应当自觉遵守会场纪律，会议期间要关闭手机，不得随意走动，保持会场秩序；所有参会人员不得带与会议无关的杂志、报刊进入会场，不得频繁查看手机等移动通讯。确因紧急特殊原因需要接听电话的应离开会场接听。

第七条 会场安排会场座位安排应根据参会人员情况，集中靠前、不空虚位，科学合理。桌签应按照统一尺寸、粉色彩纸、仿宋字体制作，统一摆放桌位左前方，茶杯放于其右，保证会议桌面整齐划一、美观大方。

第八条 会议服务保障统计中心要根据国家监管总局信息中心网络运行处的会议调试通知，按照调试模式范围要求及时进行调试并通知各监察分局同步进行，保证会议网络运行正常。局召开的视频会议或者在国家监管总局、国家煤矿安监局视频会后省局需要继续召开的，办公室应提前通知统计中心，按要求做好网络转换。会场茶水服务应在会前统一在会议桌面摆放纸质茶杯，会议开始前人员到齐后应撤除多余纸质茶杯；参会人数达到60人时应安排两人服务，会议进行中的茶水服务应两人同时自前到后顺序进行。

第九条 会议应急处理在视频会议进行过程中，如出现供电、音响、视频、灯光、空调等会议系统发生临时故障影响会议进行时，统计中心要和机关服务中心配合，尽快查明原因、及时迅速解决，保证会议正常进行。统计中心要会同机关服务中心制定我局视频会议故障排除应急预案，对有关会议服务人员进行学习培训，加强演练，做到胸中有数，有备无患。会议召开期间，所有视频会议组织、保障、服务人员须在会议现场服务，确保视频会议的正常进行。

第十条 各监察分局分会场视频会议管理参照本规定执行。