9月13日上午10点20分，唐山港集团股份有限公司总调度室召开各船舶代理公司关于加强船舶信息沟通协调会，会议由总调度室负责人主持，各船舶代理公司经理参加。
首先，总调度室对各船舶代理公司前期工作给予表扬，同时也指出，各代理公司要再接再厉，充分发挥代理作用，及时与船方、货方沟通，争取第一时间掌握船舶动态，并与总调度室保持联系，保持通信畅通，责任到人，做到专人负责。尤其是外贸船舶，各代理方公司提前负责与商检、边防等部门沟通，争取第一时间内完成相应的工作。同时，总调度室提出：以后请各代理公司监督总调度室服务质量，希望各代理公司提出宝贵意见和建议。
会议指出：为方便各代理公司了解船舶动态，能及时解决问题。从即日起，上计划的船舶，代理公司每天上午（除周二外）10点20分在南办公楼2楼会议室，参加总调度室与船舶代理公司之间的信息沟通协调会。该例会的形成，促进了港口信息与船舶代理方信息及时沟通，为船舶离靠提前做好准备。
